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Assistenz der Geschäftsbereichsleitung (m/w/d)

befristet für mindestens ein Jahr im Rahmen einer Elternzeitvertretung

Die GESOBAU ist ein modernes städtisches Wohnungsunternehmen, das auf dem anspruchsvollen Berliner Immobilienmarkt rund 42.000 Wohnungen vermietet, verwaltet und bewirtschaftet. Wir sorgen dafür, dass sich die Menschen in ihrem Zuhause wohlfühlen und die Wohnung zur Heimat wird. Diese Aufgabe erfüllen wir derzeit mit
durchschnittlich 320 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Wollen auch Sie Verantwortung für Berlin übernehmen? Dann unterstützen Sie uns zum nächstemöglichen Zeitpunkt als

Assistenz der Geschäftsbereichsleitung (m/w/d)

Die GESOBAU sucht ab sofort eine engagierte und qualifizierte Assistenz (m/w/d) für den Geschäftsbereich 1. Sie unterstützen die Leitung und die Mitarbeiter*innen bei administrativen Tätigkeiten und übernehmen selbstständig Sekretariatsaufgaben.

Was können Sie bei uns erwarten?

  • Eine Anstellung bei einem von Berlins führenden, städtischen Wohnungsunternehmen
  • Tarifliche Vergütung und flexible Arbeitszeit
  • Fachliche und persönliche Weiterbildungen
  • Mitarbeiterangebote im Rahmen des Gesundheitsmanagements

Was sind Ihre Herausforderungen als Bereichsassistenz (m/w/d)?

  • Sicherung/Organisation des reibungslosen Arbeitsablaufes zur Unterstützung/Entlastung der Geschäftsbereichsleitung
  • Entgegennahme eingehender Anrufe, Abschätzen der Zuständigkeit und Weitervermittlung der Gespräche sowie Erteilung von sachgerechten Auskünften, Weiterleitung und Überwachung der Erledigung
  • Übernahme von organisatorischen und inhaltlichen Tätigkeiten für Versicherungsthemen 
  • Eigenständige Analyse, Erstellung und Controlling von Statistiken/Auswertungen für die Bereiche Instandhaltung und Vermietung
  • Selbständige laufende Terminplanung, -koordination und -überwachung vorrangig für die Geschäftsbereichsleitung
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, ggf. Protokollführung bzw. Empfang und Betreuung von Gästen
  • Sicherung einer ordnungsgemäßen Ablage/ Informationsverwaltung/ Wiedervorlage
  • Bestellung von Büromaterial und Druckerzeugnissen für den gesamten Geschäftsbereich/Bestellungen rund um die Neumietermappen (Ordner, Broschüren etc.)
  • Überwachung der Sachkosten sowie alle damit im Zusammhang stehenden Rechnungsbearbeitungen, -kontrollen und -kontierungen
  • Eigenständige Wahrnehmung von Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsbereichsleitung
  • Erledigung von anfallendem Schriftverkehr jeglicher Art, selbständiges Beantworten eingehender Post, Beantwortung von Schriftverkehr mit besonderer Bedeutung im Auftrag der Geschäftsbereichsleitung
  • Eigenständige Übernahme von Verwaltungstätigkeiten mit besonderer Sensibilität im Auftrag der Geschäftsbereichsleitung
  • Teilnahme an Projekten von besonderer Bedeutung
  • Organisatorische Betreuung bei Mitarbeiterwechsel
  • Clearingstelle des Geschäftsbereich für elektronische Mieterpost

Was bringen Sie als Bereichsassistenz (m/w/d) mit?


  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Bürokommunikation oder als Bürokaufmann/-frau, vorzugsweise ergänzt um eine Fortbildung im Bereich Management-Assistenz oder vergleichbare Qualifikation
  • Kenntnisse in der Immobilienwirtschaft
  • Kaufmännisches sowie bereichsübergreifendes Denken
  • Umfassender und sicherer Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Microsoft Office; insbesondere Word, Excel, PowerPoint) sowie SAP
  • Kommunikationsstärke sowie sehr gutes Zeit- und Terminmanagement
  • Hohes Maß an Serviceorientierung und Priorisierungskompetenz
  • Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
  • Hohes Maß an Flexibilität und Teamfähigkeit

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich online über unser Bewerbermanagementsystem und fügen Ihrer Bewerbung im Online-Formular ein Anschreiben mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihrem frühesten Eintrittstermin sowie Ihren Lebenslauf und Zeugnisse bei (max. Gesamtgröße der Anhänge 50 MB).

Die GESOBAU AG ist Unterzeichnerin der Unternehmensinitiative „Charta der Vielfalt“, die Anerkennung, Wertschätzung und Einbeziehung von Vielfalt (Diversity) in der Unternehmenskultur in Deutschland voranbringen will. Wir schätzen die Vielfalt in unserem Unternehmen und begrüßen daher ausdrücklich alle qualifizierten Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Rasse, ethnischer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexueller Identität.

Für weitere Informationen und Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.


GESOBAU AG
Wilhelmsruher Damm 142
13439 Berlin
Anne Wollersheim
Tel.: 030 4073 2588
www.gesobau.de